关于会议室使用与管理的规定

化学学院现有各种会议室9个，为了便于使用和管理，特作如下规定：

一、会议室使用与管理的分工

1．系所中心会议室

会议室房号	使用和管理单位	会议室房号	使用和管理单位
化学楼N105	物理化学研究所 化学生物学系	化学楼S535	有机化学研究所 生物有机分子工程实验室
化学楼S340	无机化学研究所 理论化学研究所	化学楼W508	高分子科学与工程系 分析化学研究所
化学南楼110	物理化学研究所	技物楼211	应用化学系
化学楼N401	化学基础实验教学中心

2．院管会议室

化学楼西区会议室（W113）、学术报告厅（S229）、多功能厅（中区二层）。

二、系所中心会议室的管理办法

各单位管理的会议室，由本单位或相关的两个单位协商制定具体的使用、管理办法，解决室内家具和电器设备的配置。使用者应爱护公物，保持室内整洁。除了安排学术报告、会议、论文答辩等，还可向本单位的学生开放，为学生间的学术交流提供必要的场所。

三、院管会议室的管理办法

1．三个会议室(厅)都备有开水、饮水机、袋茶、一次性纸杯；学术报告厅（S229）配备了多媒体投影机与普通胶片投影仪， 现有36个座位；多功能厅配备了多媒体投影机、音响系统、DVD点歌机等，现有84个座位。

2．三个会议室(厅)都实行有偿使用，“会议室预订状况表”可从化学院网页（http://www.chem.pku.edu.cn/room/）查询。借用者可视已预订情况提前在院办公室预约，最多可提前两周预约。与学院重要活动的时间发生冲突时应退让，优先保障学院重要活动的使用。

3．西区会议室（W113）为院接待室，由院部掌握使用。不安排学术报告、论文答辩等，原则上不对各单位借用。

4．收费标准

学术报告厅（S229）借用一段时间（上午、下午、晚上）收费50元。多功能厅借用时间每段收费60元。

离退休人员集体活动和校友集体返校活动借用化学楼的会议室可免费，但与学院的重要公务活动时间冲突时应优先安排公务活动。

5．院外单位借用会议室，均应预先提交申请，由主管领导审批后方可使用。

四、会议室使用注意事项

1．会议室严禁吸烟，使用者要保持室内整洁，爱护室内设施，如发生人为损坏须负赔偿责任。

2．各会议室的电费均由学院承担，使用者应注意节约用电。

3．各会议室均不得借给校外人员或单位进行与本院业务无关的活动。

4．院团委、学生会、研究生会、年级或班级逢节日确需使用多功能厅举行联欢活动时，须提交书面申请，写清用途、人数、负责人及是否使用设备，经院主管负责人审核批准，与院办联系，方可使用。活动时须有级主任或班主任等负责人在场。学生干部应预先熟悉音响器材的使用方法和安全注意事项。

5．多功能厅是后加层建筑，从结构安全考虑不得安排舞会，过百人的活动无法接待。

6．多功能厅地面为进口亚麻地材，使用者应特别注意爱护，防止坚硬物的磕碰、划痕，搬动桌椅时要离开地面不得脱拽。为避免地面被污染，请注意不要往地面滴洒有色的液体或饮品，一旦发生请立即进行擦拭。

7．多功能厅多媒体投影机和音响设备的使用一般情况下由专人负责开启，若使用者自己操作应预先进行培训。

8．S229学术报告厅、多功能厅的横幅尺寸分别为4.4米、7.5米，有制作需求的可在院办公室登记并代为定制。横幅、背景幕由院办公室负责悬挂。

化学学院综合管理委员会

        2006年3月修订